Перевод документа с апостилем: порядок без переделок

Порядок оформления определяет принимающая сторона: организация, ведомство или партнёр, который будет читать документ. Поэтому сначала письменно узнайте её требования, затем ставьте апостиль, и только после этого заказывайте перевод документа вместе с апостилем. Статья для тех, кто готовит документы для работы, учёбы, сделки, лечения или участия в мероприятии за рубежом и не хочет переделывать перевод.

Что нужно узнать у принимающей стороны до заказа перевода

Главная причина переделок в том, что перевод заказывают раньше, чем выясняют требования. Одна организация примет перевод, сделанный в стране выдачи документа. Другая попросит перевод от местного присяжного переводчика. Третья захочет, чтобы апостиль стоял уже на заверенном переводе.

Попросите ответ в письменном виде: в письме, на официальной странице или в перечне требований. Устное «да, подойдёт» в спорной ситуации ничем не поможет.

Что стоит уточнить:

• нужен ли апостиль на этот вид документа или достаточно перевода;
• на что ставится апостиль: на оригинал, на нотариальную копию или на перевод;
• где должен быть выполнен перевод: в стране выдачи документа или в стране, где его будут читать;
• какое заверение нужно: подпись переводчика, нотариальное или иное;
• принимают ли скан, или нужен бумажный экземпляр;
• как писать имена и названия: по загранпаспорту, по ранее выданным документам или по иному правилу;
• есть ли ограничение по давности документа или перевода.

В каком порядке оформлять апостиль и перевод

Самая частая схема выглядит так: сначала апостиль на оригинал или на копию, затем перевод документа целиком, включая текст апостиля. Апостиль — часть документа, и его тоже нужно переводить. Если перевести только основной текст, у принимающей стороны может возникнуть вопрос, что подтверждает штамп на непонятном языке.

Встречается и другая схема, когда апостиль требуется поставить на сам перевод, предварительно заверенный. Здесь порядок обратный: сначала перевод и заверение, затем апостиль. Перепутаете последовательность, и часть работы придётся повторить.

Важно: если вы не уверены, какая схема нужна именно вам, не начинайте оформление «на всякий случай». Дождитесь письменного ответа принимающей стороны.

Как подготовить документы к переводу

Перевод можно сделать качественно, только если исходник читается полностью. Проверьте, что видны все печати, подписи, штампы и мелкий текст на полях. Нечитаемые фрагменты переводчик отметит как неразборчивые, а такая пометка не всегда устраивает принимающую сторону.

• Пришлите скан всех страниц, включая оборот и страницу с апостилем.
• Укажите, в какую страну и в какую организацию идёт документ.
• Приложите копию загранпаспорта или другого документа с латинским написанием имени.
• Перешлите полученные требования принимающей стороны: письмо, ссылку или перечень.
• Сообщите, нужен ли бумажный экземпляр и в каком виде.

Типичные ошибки заказчиков и как их избежать

Перевод заказан до апостиля. Апостиль появился позже, и его текст остался без перевода. Решение простое: сначала апостиль, потом перевод, если требования не предусматривают иного.

Разное написание имён. В дипломе фамилия передана одним способом, в паспорте другим. Для принимающей стороны это могут быть разные люди. Заранее договоритесь о единой транслитерации для всего пакета документов.

Требования взяты из чужого опыта. Знакомому подошёл один порядок, но у него была другая страна, другой документ или другая организация. Ориентируйтесь только на требования своей принимающей стороны.

Документы переводятся по одному, разными исполнителями. Термины, названия организаций и должностей начинают расходиться. Если документы связаны между собой, отдавайте их одним пакетом.

Например, компания направляет сотрудника на работу за рубеж и готовит диплом, справку и доверенность. Если сначала выяснить у работодателя требования к каждому документу, а затем отдать весь пакет на перевод с единым списком имён и названий, документы будут выглядеть согласованно и не вызовут лишних вопросов.

Что можно сделать самостоятельно, а что лучше поручить специалистам

Своими силами вы вполне можете запросить требования у принимающей стороны, собрать сканы, проверить их читаемость и выяснить, где ставится апостиль на ваш вид документа. Это экономит время и снижает риск ошибок на старте.

Самостоятельно переводить официальные документы для подачи обычно не стоит: многие организации принимают только перевод, выполненный и подписанный переводчиком. Кроме того, перевод апостиля, печатей и штампов требует аккуратности: нужно передать каждую графу и не потерять реквизиты.

Специалисту стоит поручить и случаи, когда в пакете есть юридические формулировки, медицинские заключения или технические приложения. Если требования принимающей стороны неоднозначны, переводчик подскажет, какие вопросы ей задать, но окончательное решение о приёме документов всё равно остаётся за ней.

Как заказать перевод документа с апостилем

Пришлите сканы документов и требования принимающей стороны в письменном виде. Мы изучим материалы, уточним спорные моменты, в том числе транслитерацию и формат, и пришлём индивидуальную оценку. Стоимость и срок согласуются письменно после оценки и подтверждаются менеджером.

Отправьте заявку через форму на сайте или в Telegram и приложите сканы с требованиями: так мы сразу оценим задачу и предложим порядок работы.

Читайте также

• Перевод свидетельства о рождении: как избежать расхождений
• Перевод паспорта: какие страницы нужны и как писать ФИО
• Перевод финансовой отчётности: как подготовить документы

Частые вопросы

Что делать сначала: ставить апостиль или переводить документ?

Чаще всего сначала ставят апостиль на оригинал или копию, а затем переводят документ целиком вместе с апостилем. Но если принимающая сторона требует апостиль на заверенном переводе, порядок обратный, поэтому сначала уточните её требования письменно.

Нужно ли переводить сам апостиль?

Да, апостиль является частью документа, и его тоже нужно перевести. Иначе у принимающей стороны может возникнуть вопрос, что подтверждает штамп на непонятном языке.

Что уточнить у принимающей стороны перед заказом перевода?

Нужен ли апостиль и на что его ставить, где и с каким заверением должен быть выполнен перевод, принимают ли скан и как писать имена. Также спросите, есть ли ограничения по давности документа или перевода, и попросите ответ в письменном виде.

Как избежать разного написания имён в документах?

Заранее договоритесь о единой транслитерации для всего пакета и приложите копию загранпаспорта или другого документа с латинским написанием имени. Связанные документы лучше отдавать на перевод одним пакетом.